आदेश में कहा गया है कि जिला स्तर के सभी प्रस्तावों जिसमें विभागाध्यक्ष या शासन स्तर से अनुमोदन की आवश्यकता होती है, ऐसी सभी प्रस्तावों को ई-ऑफिस के FILE के माध्यम से प्रेषित करें. जिला स्तरीय कार्यालय से विभागाध्यक्ष या शासन स्तर के लिए पत्राचार ई-ऑफिस के RECEIPT के माध्यम से करें. केवल अर्द्धशासकीय पत्र अथवा ऐसे वैधानिक दस्तावेज जिसमें मूलप्रति की आवश्यकता हो, हार्डकॉपी के रूप में भेजा जाए.

आगे कहा गया है कि ई-ऑफिस के ‘लेटर सेक्शन’ में फारवर्ड ऑप्शन नहीं है, अतः यह सुनिश्चित करें कि कोई भी पत्र ई-ऑफिस में Dispatch कर LETTER सेक्शन के माध्यम से न भेजा जाए. शासन की ओर से जारी दिशा-निर्देशों का पालन करते हुए डिजिटल पत्राचार करने अपने अधीनस्थ अधिकारी/कर्मचारियों को निर्देशित करने का कष्ट करें.